Управлявайте времето си - експертни съвети

Ще ви разкажа за най-полезните инструменти за работа с календар, който е описано Deniel Brauni - автор на книгата "източник на енергия".

Принципът "Парето" гласи, че работатапопълнете цялото време, определено за него. Календарът е вашият инструмент за бюджетиране по време, което ви позволява ефективно да се справите с всеки бизнес или проект, на който работите. Неплануваното време, най-вероятно, ще бъде заето от работа. Използвайте следните правила, за да използвате календара си:

1. Календарът трябва да представлява реална картина за начина, по който ще използвате времето си.

Трябва да планирате всичко, което е важно за вас, и трябва да бъде направено. Изключение може да се направи само за малки задачи, които прекарвате по-малко от петнадесет минути.

2. Отделете време, за да определите плановете за конкретни дни и седмици.

Подробното планиране ви помага да спеститеКонцентрирайте се върху това, което правите в определен момент, и не излезнете от графика. Най-добре е да планирате деня предната вечер, когато сте завършили работата си и имате представа за това, което трябва да бъде прехвърлено утре. Осъществяването или коригирането на плана сутрин е препоръчително само ако през нощта излезете с творческа идея или си спомните спешен въпрос.

3. Отърви се от списъците със задачи.

След като сте написали всичко, което трябва да направите на хартия, виеосвободи главата си, но проблемът е, че във вашия списък с случаи няма да се ограничи до конкретни срокове и в резултат няма да знаете кога можете да ги изпълнявате.

4. Използвайте сигнали за задачи, които са тясно свързани с времето.

Ако имате неща да направитев определено време, включете сигнала или сигнала, който ви напомня за тях. Независимо от факта, че сигналите ви помагат да запазите чувството за време, е по-добре да не ги използвате за случаи, които не са ограничени във времето, защото ако напомнянията се получават прекалено често, просто ще спрете да им отговаряте.

5. Планирайте решението за задачи с гъвкави срокове.

Обикновено неща, които не изискват товаангажирани в определено време, пуснати в списъците, често забравени за тях или прехвърлени на следващия ден. Като ги включите в графика си, ще увеличите вероятността за тяхното разрешаване. Вземете ги за известно време, когато най-вероятно ще успеете да ги разрешите.

6. Направете календара най-добрия си приятел.

Дори ако използвате електронен дневникзадаване на сигнали, от време на време трябва да се отнасяте към вашия календар. Това ще ви позволи да получите представа за предстоящия ден. Трябва да видите календара поне два пъти на ден. Най-хубавото от всичко е, ако се вгледате в него всеки път, когато завършите следващото нещо. Изтрийте попълнените случаи или ги маркирайте в цвят, за да видите, че работата по тях е завършена.

7. Разрушавайте големите задачи в по-малки и планирайте тяхното решение.

Често при работа по големи проекти можеИзглежда, че няма нужда да планирате нищо, тъй като вече е известно какво да правите през следващите дни или седмици. Ако обаче не сте много организирани, тогава приблизителната представа за това, което правите, и приблизителната времева рамка ще окажат влияние върху вашата производителност, тъй като липсата на времеви рамки в графика ще ви лиши от чувство за неотложност. Не излезте от пистата ще ви помогне да разделите проекта на подлези и да планирате решения за всеки от тях в календара.

8. Не забравяйте да осигурите прекъсвания между случаите.

Основният препъни в планирането -липса на реализъм. При планирането на задачи, без да се вземат предвид разсейванията или прекъсванията, необходими за преминаване към следващия случай, рискувате да загубите фокус, да се измъкнете от графика и да се изправите пред необходимостта да наваксате останалото време. С течение на времето започвате да мислите, че планирането не работи и Вие се отказвате от идеята да осигурите производителност. Ако осигурите почивка, почивка за обяд, време за пътуване и разсейване, ще получите реалистична представа за това, което трябва да направите и за какво ще се изразходва вашето време, което означава, че можете да планирате деня си по-ефективно.

9. Планирайте времето за подготовка на повиквания и предстоящи срещи.

Трябва да сте закъснели за срещапоради факта, че не сте осигурили достатъчно време за пътя и появата на капан. С планирането на времето за подготовка в календара си, ще се отървете от стреса, ако просто трябва да разберете маршрута или да потърсите телефонен номер точно преди да излезете, когато трябва да се обадите на клиента. Планирайте времето за пътуване, установете точния график на транспорта и осигурете възможност за прехващане на чаша кафе по протежение на пътя.

10. Планирайте времето през деня за непредвидени задачи и обстоятелства.

Колко често нещата ви се объркат? Всеки ден, веднъж седмично? Посочете в графика си време за непредвидени обстоятелства и ако те не се появят, винаги можете да го използвате, за да извършвате друга работа. Анализирайте колко време през деня отивате на непланирани разговори или почивки и го планирайте в графика си. Най-вероятно първо ще надценявате или подценявате времето, което ви е необходимо, но с опит точността на оценката ви ще се увеличи.

11. Развийте навика за планиране.

Веднага щом имате нова задача, веднагаСъщо така, включете го в графика си. Ако по някаква причина това не е възможно, отбележете в бележник, смартфон, таблет или друго устройство, което използвате. Непосредственото вписване на задачата в графика на първо място елиминира нуждата от запомняне на това, което трябва да направите, и второ, изключва възможността тя да остане нерешена.

Ако трябва редовно да наблюдаватеда поискате или да организирате срещи, да ги осигурите в календарното време за една седмица и след това просто да добавите елементи към определения интервал. В електронния календар например в Outlook можете да поставите тези елементи в секцията за бележки. В дневника на хартията, където няма място за всички елементи, можете да ги изготвите като отделен списък, свързан с даден период от време.

12. Използвайте само един календар за планиране на работа и за всички други въпроси.

Когато става въпрос за живота си, между работата исвободното време не трябва да се разделя. Тези области от живота ви са отражение на начина, по който управлявате времето си. С помощта на два календара разсейвате вниманието си и затруднявате контрола на времето.

13. Използвайте клетъчния метод.

Неговият принцип е да се разделимден за няколко големи интервали от време. Максималната ефективност се осигурява от сегменти от не по-малко от час и половина. Броят на тези клетки може да варира от три до шест. Най-простият е ден, състоящ се от три клетки, съответстващи на сутрешните, следобедните и вечерните периоди.

Времевите интервали не са нищо повече от блокове от постижения или време, когато ще се занимавате с най-важните дела.

Една клетка не предполага, че е такасамо една задача. Можете да планирате за този период всякакъв брой случаи. Например, ако размерът на сутрешната ви клетка е три часа, можете да планирате четири 15-минутни и двучасови задачи в нея. Комбинирайте няколко малки задачи в 30-минутни блокове или още по-добре ги поставете в часовите клетки.

Чувствайте се зает с насмалки задачи и големи блокове допринасят за формирането на планомислещи планове и дават впечатление, че сме постигнали нашата цел. Опитайте се да не запълвате клетките с рутинни или непродуктивни задачи. Ако имате нужда от много време за административни въпроси, създайте отделна клетка за тях. Трябва да сте продуктивни, да не сте зает. И не забравяйте да обобщим края на всеки интервал.

Структурирането на клетките ще ви помогне да се възползвате максимално от времето, предвидено за планираните случаи. В килията трябва да направите нещо, което е наистина важно за вас.

• 
  клетка или вечер за релаксация;


• 
  клетка или дата за дата;


• 
  клетка или вечер, посветен на личностното израстване или учене;


• 
  клетка или вечер, посветен на децата и семейството;


• 
  клетка за комуникация;


• 
  клетка за работа късно;


• 
  клетка за придвижване до киното;


• 
  клетка за обучение.

14. Използвайте свободното си време разумно.

Ако погледнете клетките, ще получите представа заколко имате свободно време. Всяка от петте работни вечери ви дава три до шест часа свободно време. Това е петнадесет до тридесет часа седмично. Можете да ги изразходвате за всичко: да се отпуснете, да общувате със семейството и децата, да хапнете в ресторант, да отидете на кино. Ако добавите към тях уикенда (това е още тридесет и шест часа или допълнителни шест - дванадесет клетки), ще получите от петдесет до седемдесет и шест часа свободно време на седмица! Това е вашето време да реализирате разнообразни проекти - например да научите чужд език, да напишете книга и т.н.

Използвайте тези съвети и ще можете да го направитеда подобрят значително своята производителност, да запазят спокойствие, да контролират по-лесно живота си и да получат повече свободно време за себе си и за близките си!